Sortuj Gmaila za pomocą filtrów e-mail i aliasów e-mail

Oto jak zarządzać skrzynką odbiorczą w Gmailu za pomocą filtrów, tagów i aliasów, aby uporządkować e-maile

Pomimo pojawienia się nowych systemów komunikacji, takich jak WhatsApp czy Facebook, głównym środkiem komunikacji pozostaje poczta elektroniczna, która jest używana w domu i w pracy, aby móc komunikować się ze współpracownikami, nauczycielami, przyjaciółmi lub rodziną. Dziś jednak otrzymywanie usług e-mail różni się między usługami nowoczesnymi i innowacyjnymi, z opcjami organizowania wiadomości e-mail na różne sposoby i staromodnymi opcjami, takimi jak ponad 10 lat temu, bez prawdziwej innowacji. Gmail znalazł swoją drogę w ostatnich latach dzięki innowacjom: to nie przypadek, że jest to najczęściej używana usługa na świecie! Jego mocne strony obejmują filtry e-mail i aliasy e-mailPozwala to na uporządkowanie poczty e-mail i efektywniejsze katalogowanie wiadomości e-mail roboczych bez konieczności wybierania różnych adresów e-mail.

W poniższym przewodniku pokażemy, jak to zrobić Sortuj Gmaila za pomocą filtrów e-mail i aliasów e-mailWeź również pod uwagę różne potrzeby, w których bardzo przydatne może być utrzymywanie aktywnych filtrów lub tworzenie nowego aliasu e-mail w celu filtrowania wiadomości przychodzących od niezaufanych użytkowników lub usług internetowych.

RÓWNIEŻ PRZECZYTAJ: Pełny przewodnik po Gmailu

Indeks

    Jak sortować wiadomości e-mail w Gmailu

    W kolejnych rozdziałach pokażemy, jak je utworzyć automatyczny system sortowania poczty Ponieważ jeśli pozostawisz to zadanie w rękach użytkownika, nieuchronnie przegrasz wojnę z bałaganem, bez względu na to, jak bardzo się starasz. Aby to zautomatyzować Skrzynka odbiorcza Gmaila Aby nie martwić się utratą ważnych wiadomości i e-maili, możesz postępować zgodnie z tymi wskazówkami, korzystając z wewnętrznych funkcji Gmaila.

    Twórz filtry i etykiety

    W Gmailu możemy użyć Filtry i etykiety aby automatycznie zarządzać otrzymywaniem wiadomości przychodzących. Za każdym razem, gdy w skrzynce odbiorczej pojawi się nowa wiadomość, która nie jest automatycznie skatalogowana, musisz wiedzieć, jak utworzyć filtry w Gmailu. Ponieważ są to etykiety, wiadomości nie są przenoszone z ogólnej skrzynki odbiorczej, ale po prostu filtrowane i różnicowane w grupie, aby łatwiej było je znaleźć i znaleźć.
    Etykiety są wymienione w lewej części strony w menu Gmaila.

    Aby utworzyć tag, po prostu otwórz wiadomość e-mail, dotknij ikony tagu i przypisz jeden z predefiniowanych (w zależności od kategorii Gmaila) lub utwórz nowy, dotykając Utwórz etykietę.

    Idealnie, Do każdej wiadomości cyklicznej należy dołączyć etykietę;; Na przykład jedna etykieta jest stosowana do powiadomień na Facebooku, inna do wiadomości e-mail z biuletynami TechTips, inna do wiadomości służbowych i tak dalej. Po utworzeniu nowej etykiety wiadomości aby upewnić się, że wszystkie przyszłe powiązania, które są podobne do tego, będą oznaczone tak samo automatycznie otwieramy e-mail, w którym już załączyliśmy etykietę, wciskamy menu Inny (Ikona z trzema kropkami) i kliknij Filtruj wiadomości tego typu.

    W ten sposób zostanie utworzony automatycznie i szybko linijka Stąd wszystkie wiadomości z tego samego adresu e-mail, z którym powiązany jest utworzony tag. Filtr Można to zmienić, wybierając inne kryterium, np. Na przykład, jeśli zawiera określone słowo w temacie lub jeśli go nie zawiera, lub jeśli wiadomość zawiera załącznik lub nie. Po wybraniu kryteriów klikamy Utwórz filtr i wybierz ostateczne działanie, które ma zostać podjęte, aby faktycznie przypisać istniejącą lub nowo wybraną etykietę do tych wiadomości.

    Możesz także wybrać kilka akcji w filtrze w tym samym czasie wśród dostępnych; Na przykład domyślnie odpowiedz, zignoruj ​​wiadomość, oznacz ją jako przeczytaną lub ważną. Na przykład wiadomości e-mail o charakterze czysto informacyjnym, których nie trzeba otwierać i czytać, można pominąć i zarchiwizować, podczas gdy wiadomości e-mail w automatycznych biuletynach można oznaczyć jako przeczytane i oznaczone, aby można je było znaleźć tylko wtedy, gdy są potrzebne. Utwórz standardową odpowiedź W przypadku wszystkich wiadomości określonego typu odebranych w Gmailu może to być najlepszy sposób na zmniejszenie obciążenia pracą, jeśli staje się on monotonna, lub poinformowanie nadawcy, że wiadomość została odebrana i wkrótce nadejdzie odpowiedź.
    Po utworzeniu filtra ważne jest, aby nie zapomnieć o uzyskaniu głosu Zastosuj filtr również do odpowiednich wiadomości aby zapewnić, że reguła działa wstecz i ma zastosowanie również do wiadomości, które zostały już odebrane w przeszłości.

    Jak tworzyć aliasy e-mail

    Należy pamiętać, że filtru w Gmailu można również używać poprzez rozróżnianie wiadomości przychodzących na podstawie adresu e-mail, na który wiadomość została wysłana. Co więcej, możesz użyć tej opcji filtru z Alias ​​Gmaila;; Istnieje nieskończona liczba aliasów dla adresu Gmail, których możemy użyć do kreatywnego filtrowania wiadomości bez konieczności ręcznego tworzenia filtrów, jak pokazano powyżej.

    Na przykład, jeśli adres pocztowy to [email protected]to aliasy [email protected]. Inny ważny przykład: możesz dołączyć go jako adres na Facebooku [email protected] lub możesz dołączyć go jako adres służbowy [email protected]. Nie ma ograniczeń co do liczby aliasów, które możemy stworzyć: po prostu wyobraź sobie swoją wyobraźnię i wstaw między nazwą e-maila a typem aliasu, którego chcesz użyć, co można również zobaczyć w instrukcji Utwórz aliasy e-mail w programach Outlook, Gmail i Yahoo, aby dodać adresy e-mail do konta.

    Konwertuj e-maile na zadania kalendarza

    Jedną z najfajniejszych rzeczy w Gmailu jest jego integracja z Google Tasts i Kalendarzem Google. Po otwarciu wiadomości e-mail naciśnij menu Inny powyżej możesz wybrać Utwórz działanie powiązane z wybraną wiadomością naciskając klawisz Utwórz działanie. Strona Kalendarza Google otworzy się natychmiast, na której możesz dostosować, dodając aktywność do każdego dnia kalendarzowego, a także alerty, uczestników i priorytety.

    Jeśli chcemy wykorzystać Google Tasks do błyskawicznego tworzenia nowych działań, również na podstawie otrzymywanych e-maili, zapraszamy do lektury naszych Przewodnik po zadaniach Google do tworzenia list zadań, wydarzeń i spotkań online.

    Wnioski

    Gmail to skrzynka pocztowa, którą możemy bardzo uporządkować dzięki niestandardowym kategoriom, etykietom i filtrom. Dzięki temu możesz prawidłowo nadawać priorytet najważniejszym wiadomościom e-mail i czytać lub zwracać wiadomości jako przeczytane, których nie chcemy czytać, ale nie są wystarczająco nudne, są uznawane za spam. Dzięki aliasom Gmaila możemy również stworzyć system filtrowania, który już zawiera adres e-mail i kataloguje wiadomości, które otrzymujemy od różnych współpracowników lub które dotyczą różnych działań.

    Zalecamy również przeczytanie naszych instrukcji na ten temat Anuluj subskrypcję automatycznych biuletynów i e-maili jest Automatyczne filtry dla aktualizacji społecznościowych, alertów i biuletynów.
    Jeśli chcemy używać Gmaila jako ekspertów, możemy również przeczytać nasze Przewodnik po zaawansowanym wyszukiwaniu e-maili w Gmailu.

    Możesz być zainteresowany

    Dodaj komentarz

    Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

    Go up

    a strona wykorzystuje anonimowe, własne pliki cookies analityczne w celu jej prawidłowego funkcjonowania i reklamy. Nasi partnerzy (w tym Google) mogą przechowywać, udostępniać i zarządzać danymi użytkownika w celu dostarczania spersonalizowanych reklam. Użytkownik może zaakceptować, dostosować ustawienia lub cofnąć zgodę tutaj lub na stronie Czytaj więcej