Zawsze nazywam zakresy w Excelu, a Ty też powinieneś

Nadawanie nazw zakresom w Excelu usprawnia nawigację, poprawia czytelność formuł i oszczędza czas, dlatego warto to praktykować.

Domyślnie komórki w programie Microsoft Excel są nazywane według odniesień kolumn-wierszy, takich jak A1 czy B2. Możesz jednak przypisać bardziej szczegółową nazwę do komórki lub zakresu komórek, aby ułatwić nawigację, uczynić formuły jaśniejszymi i zaoszczędzić czas w dłuższej perspektywie.

Dlaczego warto zawsze nazywać zakresy w Excelu

Możesz być zaznajomiony z zakładkami w Microsoft Word, które są niewidocznymi punktami w określonych miejscach dokumentu, do których możesz przeskoczyć, kiedy tylko potrzebujesz. Alternatywą dla tego oszczędzającego czas narzędzia w Microsoft Excel jest, dość nieoryginalnie, nazywana "nazwami", dostępna przez pole nazwy w lewym górnym rogu arkusza roboczego.

Załóżmy, że masz ogromny arkusz z wieloma wierszami i kolumnami danych, a chcesz przeskoczyć do konkretnej komórki bez przewijania przez to, co wydaje się wiecznością. Najszybszym sposobem, aby to zrobić, jest wpisanie odniesienia do komórki w polu nazwy i naciśnięcie Enter.

Podobnie, jeśli masz inne aktywne zakładki w swoim arkuszu, możesz przeskoczyć do dowolnej komórki w którymkolwiek z arkuszy, wpisując nazwę zakładki, a następnie wykrzyknik i odniesienie do komórki. Na przykład, wpisując:

Arkusz2!H11

i naciskając Enter, przechodzisz do komórki H11 w Arkuszu 2.

Chociaż to wszystko jest w porządku, to niewiele znaczy, jeśli nie możesz zapamiętać, które komórki zawierają informacje, do których chcesz przeskoczyć. Dlatego warto zmienić nazwy komórek lub zakresów, które często będziesz odwiedzać lub używać w formułach.

W tym przykładzie nadałem zakresowi komórek nazwę "Suma_Miesięczna", który przeglądam regularnie. Ponieważ nadałem zakresowi nazwę, mogę do niego przeskoczyć, klikając strzałkę w dół w polu nazwy, niezależnie od tego, w którym arkuszu aktualnie pracuję.

Co więcej, mogę użyć tego nazwanego zakresu w formule. Na przykład, wpisując:

=SUMA(Suma_Miesięczna)

suma wszystkich wartości w tym zakresie dostarczy ogólną sumę.

Wybierz i zmień nazwę całej kolumny lub wiersza, aby upewnić się, że formuły odnoszące się do nazwanego zakresu uwzględniają wszelkie dodane dane.

Dzięki używaniu nazwanego zakresu zamiast bezpośrednich odniesień do komórek mogę mieć pewność, że nie przypadkowo wybrałem niewłaściwe komórki. Co więcej, ponieważ odnoszony zakres ma opisową nazwę, patrząc na formułę, łatwo mi przypomnieć, jak zrealizowane jest obliczenie. Trzecią korzyścią z użycia nazwanych zakresów w formułach jest to, że łatwiej jest rozwiązać problemy, jeśli wynik nie wydaje się właściwy.

Innym dobrym przykładem użyteczności nazwanych zakresów w formułach jest to, że stanowią one część testu logicznego w funkcji JEŻELI. W tym przykładzie, klikając na komórkę i patrząc w pasku formuły, od razu można zobaczyć, że kryterium, czy próg został spełniony, dotyczy łącznego dochodu. Z drugiej strony, użycie odniesień komórkowych tutaj uczyniłoby to mniej jasnym:

=JEŻELI(Łączny_Dochód>10000,"Próg spełniony","Próg nie spełniony")

Na koniec, nazwane zakresy są pomocne w tworzeniu dynamicznych list rozwijanych za pomocą narzędzia Walidacja danych w Excelu. W tym przykładzie, zmieniłem nazwę całej kolumny A na "Nazwy_Pracowników". Teraz, gdy klikam "Walidacja danych" na karcie Dane na wstążce, aby dodać listę rozwijającą nazw do komórki E1, mogę określić źródło mojej listy jako tę nazwaną kolumnę.

To oznacza, że wszelkie imiona, które dodam do kolumny A, będą uwzględnione w liście rozwijanej.

Jak nazwać zakres w Excelu

Nadawanie nazwy komórce lub zakresowi komórek w Excelu jest proste. Wystarczy wybrać komórkę lub zakres, który chcesz nazwać, a następnie zastąpić odniesienie do komórki pożądaną nazwą w polu nazwy. Następnie naciśnij Enter.

Kiedy używasz tej metody, aby ręcznie nazwać zakresy, istnieją pewne zasady, które musisz przestrzegać, aby Excel zaakceptował twoje zmiany:

• Pierwszy znak musi być literą, znakiem podkreślenia (_) lub ukośnikiem (\).
• Reszta nazwy nie może zawierać żadnych znaków specjalnych. Innymi słowy, możesz używać tylko liter, cyfr, kropek i znaków podkreślenia.
• Jeśli nazwa, którą nadajesz, zawiera więcej niż jedno słowo, użyj znaków podkreślenia lub kropek (.) jako separatorów słów. Nie możesz używać spacji.
• Nazwany zakres nie może być taki sam jak odniesienie do komórki, jak A1 czy B$2.
• Nie możesz nazwać zakresu "R", "r", "C" ani "c", ponieważ te odniesienia są zarezerwowane do innych zastosowań w tle w Excelu.
• Każda nazwa zakresu musi być inna od innych nazw w arkuszu roboczym, a Excel nie rozróżnia wielkości liter.
• Nazwy mogą mieć do 255 znaków długości - chociaż nie powinno to stanowić problemu, ponieważ przypisane nazwy powinny być jasne i zwięzłe.

Możesz również wymusić, aby Excel nazwał zakres na podstawie danych, które już masz w swoim arkuszu. Wybierz zakres, który chcesz nazwać, a następnie w zakładce Formuły na wstążce kliknij "Utwórz z wyboru". Następnie zaznacz odpowiednią opcję w oknie dialogowym, które się pojawi. W tym przykładzie zaznaczenie opcji "Górny wiersz" spowoduje, że zakres zostanie nazwany "Pracownicy", ponieważ nagłówek kolumny jest uwzględniony w wyborze.

Jak zmienić nazwę zakresu w Excelu

Niezależnie od tego, czy chcesz zmienić nazwę zakresu, czy komórki wchodzące w skład nazwanego zakresu, proces jest szybki i prosty.

W zakładce Formuły na wstążce kliknij "Zarządzanie nazwami".

Następnie, kliknij dwukrotnie nazwany zakres, który chcesz zmodyfikować, lub kliknij go pojedynczo i wybierz "Edytuj".

Następnie, w oknie dialogowym Edytuj nazwę, możesz zmienić nazwę zakresu w polu Nazwa lub dostosować odniesiony zakres w polu Odnosi się do.

Gdy skończysz, kliknij "OK" i zamknij okno dialogowe Zarządzanie nazwami.

Jeśli uwzględniłeś poprzednią nazwę lub zakres w formule, warunkach walidacji danych lub innym odniesieniu w swoim skoroszycie, nie martw się - te zostaną zaktualizowane automatycznie zgodnie z wprowadzonymi zmianami.

Rzeczy, które powinieneś wiedzieć o nazywaniu zakresów w Excelu

Zanim przejdziesz do nazywania zakresów w swoim skoroszycie, oto kilka punktów do zapamiętania:

• Używaj opisowych, ale krótkich nazw. Na przykład "Całkowite_wydatki_za_rok_2020" tylko wydłuży formuły i wprowadzi zamieszanie. Podobnie "TotExp20" może nie dostarczyć wystarczającej informacji osobie, która wcześniej nie widziała arkusza. Zamiast tego, nazwa taka jak "Wydatki_2020" byłaby bardziej odpowiednia.
• Nie każdy zakres musi być nazwany. Czasami, nieoznaczone zakresy (bezpośrednie odniesienia do komórek) mogą być bardziej przydatne, jeśli dzielisz się arkuszem z innymi, ponieważ mogą zobaczyć dokładną lokalizację odniesienia. Innymi słowy, powinieneś nazywać zakresy tylko wtedy, gdy to doda wartość do arkusza kalkulacyjnego.
• Mógłbyś rozważyć dodawanie przedrostka "Rng_" do nazwanych zakresów, aby odróżnić je od innych nazwanych elementów, takich jak tabele czy wykresy. Podjęcie tego kroku ułatwia również identyfikację zakresów w formułach - gdy wpiszesz Rng, wszystkie nazwane zakresy pojawią się w liście podpowiedzi, a ty możesz po prostu wybrać odpowiedni zakres.
• Innym sposobem na nazywanie zakresów w Excelu jest sformatowanie danych jako tabeli Excel i zamiast tego zmiana nazwy tabeli.

Nazywanie zakresów to tylko jeden z wielu sposobów, aby przyspieszyć swoją pracę w Excelu. Na przykład, możesz również zablokować panele, aby uniknąć przewijania, użyć narzędzia Prognozowanie danych do generowania prognoz i dostosować Pasek szybkiego dostępu, aby spersonalizować swoje doświadczenie w Excelu.

Jeśli ciekawią Cię artykuły podobne do Zawsze nazywam zakresy w Excelu, a Ty też powinieneś, zajrzyj do kategorii Aplikacje i odkryj jeszcze więcej interesujących treści.