Jak sprawić, aby twój arkusz kalkulacyjny Excel był dostępny dla wszystkich

Przewodnik przedstawia kluczowe wskazówki dotyczące poprawy dostępności skoroszytów Excel, w tym zmienianie nazw arkuszy, formatowanie tabel oraz dodawanie tekstu alternatywnego do grafik.

Za każdym razem, gdy tworzysz skoroszyt Microsoft Excel, powinieneś zawsze podjąć niezbędne kroki, aby uczynić go dostępnym dla wszystkich, szczególnie jeśli planujesz podzielić się swoją pracą z innymi. W tym przewodniku podzielę się wskazówkami, których możesz przestrzegać, aby to osiągnąć.

Użyj Opisowych Nazw Arkuszy

Jednym ze sposobów uczynienia skoroszytu Excel bardziej dostępnym jest zmiana nazw arkuszy. Jak można zauważyć, patrząc na dolną część skoroszytu, arkusze Excela są domyślnie nazwane Arkusz1, Arkusz2, Arkusz3 i tak dalej, a ten nieopisowy system numerowania kontynuowany jest, gdy klikniesz "+" w celu dodania nowego arkusza.

Zmiana nazw tych arkuszy w taki sposób, aby lepiej opisywały ich zawartość, ma wiele korzyści:

• Zapewnienie jasności i kontekstu: Opisowe nazwy arkuszy pozwalają każdemu, kto ma dostęp do Twojego skoroszytu, znacznie łatwiej poruszać się po jego zawartości.
• Wsparcie dla czytników ekranu: Większość czytników ekranu odczytuje nazwy arkuszy Excela, więc zmiana ich na coś bardziej reprezentatywnego dla zawartości oznacza, że osoby z dysfunkcją wzrokową będą miały lepsze doświadczenie.
• Ułatwienie zrozumienia formuł: Formuły, które odwołują się do komórki lub nazwanego zakresu w innym arkuszu, zawierają nazwę tego arkusza. W rezultacie formuły z kontekstowymi nazwami arkuszy — zamiast Arkusz1, Arkusz2 itd. — są łatwiejsze do zrozumienia i przetworzenia.

Aby zmienić nazwę arkusza w Excelu, kliknij dwukrotnie odpowiednią zakładkę i zamień istniejący tekst na nową nazwę arkusza. Aby także umożliwić więcej miejsca dla opisowych nazw arkuszy, kliknij i przeciągnij dolny uchwyt w prawo.

Oprócz bycia opisowymi, przestrzeganie tych wskazówek dodatkowo zoptymalizuje nazwy arkuszy Excel i zwiększy ich jakość w zakresie dostępności:

• Być zwięzłym: Krótsze nazwy są łatwiejsze do przetworzenia i używania.
• Użyj podkreśleń: Jeśli nazwy arkuszy muszą zawierać więcej niż jedno słowo, użyj podkreśleń (_) zamiast spacji, aby pokazać relację między słowami w każdym kontekście.
• Utrzymuj proste nazwy: Trzymaj się liter, cyfr i — jak wyjaśniłem w poprzednim punkcie — podkreśleń.
• Dąż do spójności: Wybierz jednolity styl nazewnictwa dla wszystkich zakładek arkuszy. W moim przykładzie powyżej wybrałem pojedyncze słowa zaczynające się od wielkich liter.

Usuń nieużywane arkusze Excela z swojego skoroszytu. Puste arkusze dodają niepotrzebny bałagan do zakładek arkuszy i mogą mylić czytniki ekranu. Pomijając dostępność, usunięcie pustych arkuszy zmniejsza rozmiar pliku Excel, co poprawia ogólną wydajność skoroszytu.

Użyj i Nazwij Formatowane Tabele

Mówiąc wprost, nieformatowane tabele w Excelu to koszmar, jeśli chodzi o dostępność. W tym przykładzie nagłówki wierszy i kolumn nie są łatwo rozróżnialne od głównych danych, podążanie za wierszami to wyzwanie, a wizualnie to praktycznie nie do zniesienia!

Aby przekształcić te dane w tabelę Excel, najpierw upewnij się, że górny wiersz danych zawiera nagłówki kolumn, co sprawi, że Twoja tabela będzie łatwiejsza do interpretacji. Następnie wybierz dowolną komórkę w danych, a w grupie Style na karcie Narzędzia główne wstążki kliknij "Formatuj jako tabelę".

Następnie wybierz styl z paskami wierszy, ponieważ to pomaga ludziom śledzić wiersze w tabeli od lewej do prawej. Wybierz również styl, którego nagłówek różni się od innych wierszy.

Gdy wybierzesz styl tabeli, upewnij się, że źródło danych jest poprawne, a opcja "Moja tabela ma nagłówki" jest zaznaczona w oknie dialogowym Utwórz tabelę, a następnie kliknij "OK".

Następnie, na karcie Projekt tabeli, przejrzyj grupę Opcje stylu tabeli, aby sprawdzić, czy możesz dodatkowo poprawić czytelność swoich danych. W moim przypadku zaznaczyłem opcję "Pierwsza kolumna", aby odróżnić ją od głównych danych, i odznaczyłem "Przycisk filtra", aby uczynić wiersz nagłówka mniej zatłoczonym.

Kolejnym sposobem na ułatwienie odczytu dużych tabel Excel, jak ta w powyższym przykładzie, jest zablokowanie nagłówków wierszy i kolumn. Na karcie Widok na wstążce kliknij "Zablokuj okienka" i wybierz jedną z dostępnych opcji.

Ostatnim krokiem, aby tabela była w pełni dostępna, jest nadanie jej nazwy. Domyślnie tabele Excela podążają za konwencją nazewnictwa Tabela[Numer], co nie jest idealne dla osób korzystających z czytników ekranu. Co więcej, nieokreślone nazwy tabel uniemożliwiają przemieszczanie się po nich.

między tabelami, używając okna Nazwa, jest prawie niemożliwe.

Aby zmienić nazwę tabeli, wybierz dowolną z jej komórek i przejdź do grupy Właściwości na karcie Projekt tabeli. Następnie wybierz domyślną nazwę tabeli i zastąp ją bardziej kontekstową nazwą. Osobiście zazwyczaj nazywam tabele "T_[nazwa]", gdzie "T" sprawia, że moje tabele są wyróżnione spośród innych nazwanych zakresów w moim skoroszycie.

Nazwy tabel muszą zawsze zaczynać się od litery, podkreślenia lub ukośnika, a reszta nazwy może zawierać tylko litery, cyfry, kropki i podkreślenia. Używaj także podkreśleń do oddzielania słów, jak w moim powyższym przykładzie.

Dodaj tekst alternatywny do grafiki

Tekst alternatywny—lub krótko tekst alt—jest krótkim opisem grafiki, który pomaga osobom z niepełnosprawnościami wzrokowymi w pełnym zrozumieniu jej treści. Czytniki ekranu odczytują tekst alt na głos, co oznacza, że osoby, które nie widzą szczegółów grafiki, mogą wciąż zrozumieć, co ona zawiera.

W Excelu możesz dodać tekst alternatywny do kształtów, obrazów, wykresów, SmartArt i innych grafik, których używasz.

W większości wersji Excela, kiedy klikniesz Wstaw > Obrazy, masz możliwość wyboru, czy obraz ma być umieszczony w komórce, czy nad komórkami. Ponieważ tekst alt działa tylko na obrazach umieszczonych nad komórkami, upewnij się, że wybierasz tę opcję.

Aby to zrobić, najpierw kliknij prawym przyciskiem myszy grafikę i wybierz "Wyświetl tekst alternatywny."

Gdy pojawi się okno tekstu alternatywnego, może już zawierać propozycję tekstu alt. Chociaż te sugestie są dobrym punktem wyjścia, nie są w pełni zoptymalizowane pod kątem dostępności, ponieważ nie są wystarczająco szczegółowe i nie używają poprawnej gramatyki lub interpunkcji.

Dlatego usuń sugerowany tekst i zastąp go opisem, który spełnia wszystkie te wymagania:

• Używaj prostego języka: Nie komplikuj zbytnio swojego języka, ale nie bądź również zbyt krótki.
• Bądź jasny: Dobrym sposobem na przetestowanie swojej przejrzystości jest przeczytanie swojego tekstu alt komuś, kto wcześniej nie widział grafiki, a następnie zapytanie ich, jak blisko grafika pasuje do tego, czego się spodziewali.
• Używaj poprawnej gramatyki: Tekst alt powinien być napisany w pełnych zdaniach z poprawną pisownią i gramatyką, w tym interpunkcją na końcu.
• Używaj unikalnego opisu: Unikaj powtarzania tekstu alt w więcej niż jednej grafice.

Podążając za powyższymi wskazówkami, zmienię tekst alt w powyższym przykładzie na "Dwa koty na polu używające swoich ogonów do stworzenia kształtu serca." Aby zapisać nowy tekst alt, kliknij "X" w prawym górnym rogu okna tekstu alternatywnego.

Używaj jasnych czcionek

Myśląc o tym, którą czcionkę użyć w Excelu, aby informacje były łatwe do przeczytania, należy wziąć pod uwagę kilka czynników.

Ogólnie rzecz biorąc, Excel nie jest programem, w którym powinieneś używać ozdobnych czcionek, ponieważ jego celem jest klarowne przedstawienie danych i umożliwienie przydatnej analizy. Zatem używanie czcionek, które naśladują pismo odręczne, mają fantazyjne zakończenia i szeryfy lub są stylizowane w inny sposób, tylko utrudni dostępność twojego arkusza kalkulacyjnego.

Powinieneś także wybierać czcionkę, której litery i liczby są łatwo rozróżnialne. Na przykład, podczas gdy wielka litera O w niektórych czcionkach jest znacznie szersza niż cyfra 0, w innych to rozróżnienie jest mniej wyraźne. Na przykład, litera O w Franklin Gothic Book jest tylko nieznacznie szersza niż jej cyfra 0, a cyfra 0 w Georgii wygląda jak mała litera O. Z drugiej strony, różnica między O a 0 w Aptos, Arial, Baskerville Old Face, Garamond, Rockwell, Segoe UI, Terminal i Times New Roman jest znacznie większa.

Ta sama uwaga powinna być stosowana, gdy myślisz o tym, jak czcionki różnicują małą literę i, wielką literę L oraz cyfrę 1. Na przykład, mała litera L w Courier New jest niezwykle podobna do cyfry 1, a wielka litera i w Arial jest identyczna z małą literą L. Najlepsze czcionki do rozróżniania tych trzech znaków to Aptos, Tahoma, Verdana i Comic Sans MS, chociaż mam nadzieję, że rzadko używasz tej ostatniej w swoim oficjalnym arkuszu kalkulacyjnym!

Inną kwestią, którą warto mieć na uwadze podczas korzystania z dostępnych czcionek, jest to, czy liczby i tekst wyglądają, jakby były skondensowane. Innymi słowy, wąskie czcionki z mniejszym niż zwykle odstępem między znakami są zwykle trudniejsze do przeczytania. Unikaj używania wąskich lub lekkich odmian standardowych czcionek w Excelu—takich jak Aptos Narrow—i nie używaj czcionek, które są wąskie z definicji—jak Agency FB, Niagara Engraved, Onyx i The Hand.

Osobiście trzymam się czcionek Excela.

domyślną czcionkę, Aptos, ponieważ w zasadzie spełnia wszystkie powyższe kryteria. Jego znaki są łatwo rozróżnialne, używa prostych form liter i cyfr, a także jest czytelna w małych rozmiarach oraz w wysokiej rozdzielczości.

Inne wskazówki dotyczące dostępności Excela

Choć dotychczasowe wskazówki znacznie poprawią dostępność Twojego arkusza Excela, istnieje kilka dodatkowych drobnych rzeczy, które możesz zrobić, aby zoptymalizować swoje arkusze dla wszystkich:

• Dodaj tekst do komórki A1: Ponieważ programy czytające ekrany zaczynają odczytywać arkusz Excela od komórki A1, dodaj coś wartościowego, jak przegląd arkusza lub instrukcję, do tej komórki.
• Kontekstualizuj hiperlinki: Jeśli używasz hiperłączy w swoim arkuszu Excela, upewnij się, że wyraźnie określają, dokąd link poprowadzi czytelnika po kliknięciu. Zamiast "Kliknij tutaj", lepiej użyć "Przejdź do pierwszego arkusza po więcej informacji" z hiperłączem do słów "pierwszy arkusz", co jest bardziej użyteczne.
• Używaj elementów wykresu: Jeśli Twój arkusz zawiera wykresy, upewnij się, że są dobrze sformatowane i zawierają elementy takie jak tytuł wykresu, tytuły osi i etykiety danych.

• Nazwij zakresy: Oprócz wcześniejszej rady, aby nadawać nazwy swoim tabelom, nadaj nazwy innym zakresom w swoim arkuszu, aby były łatwe do zlokalizowania i zidentyfikowania.
• Unikaj pustych wierszy i kolumn: Jeśli musisz mieć wiersze lub kolumny, które nie zawierają danych, dodaj trochę tekstu, aby pomóc osobom korzystającym z czytników ekranu zrozumieć strukturę swojego arkusza, jak "Pusty wiersz."

Użyj narzędzia dostępności Excela

Gdy już zrobisz wszystko, co możesz, aby uczynić swój arkusz jak najbardziej dostępnym, skorzystaj z wbudowanego narzędzia do sprawdzania dostępności w Excelu, aby upewnić się, że niczego nie przeoczyłeś.

Otwórz zakładkę "Recenzja" na wstążce i kliknij górną część przycisku "Sprawdź dostępność".

Następnie w panelu dostępności przejrzyj wszelkie sugestie dotyczące zwiększenia dostępności swojego arkusza. Jeśli pojawią się jakiekolwiek problemy, kliknij odpowiednie karty, aby uzyskać porady, jak je naprawić.

Oprócz wprowadzania zmian w swoich arkuszach, które uczynią je bardziej dostępnymi, warto przyjąć inne dobre praktyki, aby uczynić swój arkusz łatwym do odczytania, takie jak używanie spójnego formatowania, korzystanie z notatek, aby uniknąć nadmiaru tekstu, oraz udostępnianie swojego arkusza jako PDF, aby zablokować jego układ.

Jeśli ciekawią Cię artykuły podobne do Jak sprawić, aby twój arkusz kalkulacyjny Excel był dostępny dla wszystkich, zajrzyj do kategorii Aplikacje i odkryj jeszcze więcej interesujących treści.