Podstawowy przewodnik po programie Microsoft Outlook i jego głównych funkcjach

Miniprzewodnik użytkownika ułatwiający rozpoczęcie pracy z programem Microsoft Outlook, korzystanie ze wstążki i funkcji Wiadomości, Kalendarz, Zadania

Microsoft Outlook jest to najczęściej używany i najbardziej znany program na świecie zarządzać pocztą e-mail na Twoim komputerze, nawet jeśli jest to program dołączony do pakietu Office. Outlook ma kluczowe znaczenie w wielu organizacjach, nie tylko ze względu na oczywistą możliwość zarządzania pocztą e-mail (wszelkiego rodzaju, w tym PEC), ale także ze względu na funkcje kalendarza, zadań i książki adresowej wbudowane w konto Microsoft, takie jak Gmail, jedna z najbardziej szeroko stosowanych usług internetowych).

Pokażemy Ci w tym przewodniku Jak korzystać z Microsoft Outlook we wszystkich jego funkcjach, korzystając z najnowszej wersji opublikowanej przez Microsoft jako odniesienia, d Perspektywy 2019). Każdy, kto ma programy Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint itp.), ma również Outlooka na swoim komputerze i może go otworzyć po raz pierwszy.

CZYTAJ TAKŻE -> Najlepsze alternatywy dla programu Microsoft Outlook dla poczty e-mail na PC

Indeks

    Pełny przewodnik po programie Microsoft Outlook

    Dla firm korzyścią jest połączenie programu Outlook z serwerem Exchange, dzięki czemu wszyscy mogą korzystać z tej samej książki adresowej i kalendarza, co czyni go doskonałym narzędziem do współpracy w całej firmie.

    Do użytku domowego Outlook służy głównie do pobierania wiadomości e-mail na komputer i przechowywania ich w Internecie, ale chociaż większość osób w domu z pewnością nie korzysta z serwera Exchange i prawdopodobnie nawet nie wie, co to jest, jest to potężne zadanie narzędzie do zarządzania również do użytku osobistego i niebiznesowego, czytania e-maili, śledzenia spotkań, organizowania książek adresowych i nie tylko.

    Jeśli nie zainstalowaliśmy jeszcze programu Microsoft Outlook na naszym komputerze, zapoznaj się z naszym przewodnikiem Wszystkie sposoby korzystania i pobierania pakietu Office za darmo.

    interfejs użytkownika

    Ponieważ jest to produkt z serii Office, znajdziemy znajomy interfejs użytkownika, który jest bardzo podobny do Worda. Domyślnym widokiem programu Outlook jest Skrzynka odbiorcza ze wstążką (nazywaną również wstążką) u góry.

    Wstążka bardzo ułatwia odnalezienie przycisków do aktywacji funkcji i korzystania z narzędzi programu:

    • Strona główna ma różne przyciski w zależności od trybu i ekranu.
      Na głównym ekranie dostępne są opcje poczty e-mail. Wzdłuż Lewy margines programu Outlook Istnieją foldery, podczas gdy na dole tego obszaru znajdują się tryby programu Outlook: Skrzynka odbiorcza, Kalendarz, Osoby, Zadania itp. Kliknij strzałkę u góry okienka nawigacji, aby rozwinąć obszar i wyświetlić strukturę folderów konta e-mail. Kliknij trzy kropki, aby uzyskać dostęp do dodatkowych trybów programu Outlook: Notatki programu Outlook, Foldery i Skróty. Przejdź do opcji, aby zmienić kolejność wyświetlania różnych elementów i wyłączyć kompaktową nawigację, jeśli używasz dużego ekranu.
    • stół Wyślij odbierz odnosi się konkretnie do funkcji skrzynki odbiorczej, ale pojawia się również w innych trybach (kalendarz, zadanie itp.), chociaż nie mają one tej samej funkcjonalności. W zależności od używanego protokołu wiadomości (IMAP lub POP), możesz być w stanie pobrać tylko nagłówki wiadomości, zaznaczyć lub odznaczyć wiadomości do pobrania i inne funkcje (które nie są dostępne) niż w przypadku protokołu IMAP I, zawsze zalecane).
    • Zakładka folderu pozwala zarządzać folderami konta e-mail, tworzyć nowe, wybierać reguły automatycznej archiwizacji starych wiadomości e-mail i inne właściwości. W trybie kalendarza nie ma folderu, więc możesz kopiować lub przenosić kalendarze z tego menu. Struktura folderów jest ważna dla zarządzania i organizowania poczty e-mail, dzięki czemu nie stracisz ważnych wiadomości i łatwiej będzie znaleźć pocztę e-mail. W innym artykule widzieliśmy jak Twórz reguły i filtry poczty e-mail w programie Microsoft Outlook, aby organizować wiadomości e-mail w folderach.
    • Zakładka Widok zawierają podstawowe funkcje ukrywania lub pokazywania niektórych informacji i elementów interfejsu programu Outlook, w tym Odwołanie. W trybie kalendarza można stąd zmienić wyświetlanie dni z widokiem miesiąca, tygodnia lub dnia oraz kolorem.

    Jak wspomniano powyżej, opcje wstążki zmieniają się w zależności od tego, gdzie jesteś.
    Kiedy piszemy nowy e-mail, znajdziesz również wszystkie przyciski do formatowania tekstu, dodawania załączników, obrazów, opcji formatowania-etykiet i nowych zakładek:

    • Wstaw kartę Jest obecny w każdej sekcji programu Outlook i umożliwia zmianę treści wiadomości, działań i wydarzeń w kalendarzu.
    • W przypadku e-maili to jest Zakładka Opcje gdzie można znaleźć wybór motywu, kolorów, czcionek i efektów, które CCN (Ukryta kopia, aby ukryć odbiorców wiadomości e-mail) i innych Potwierdź przeczytanie e-maila.
    • Karta przeglądu zamiast tego zawiera funkcje automatycznej korekty pisowni i gramatyki, które są przydatne do unikania błędów podczas tworzenia wiadomości e-mail; możliwe jest również tłumaczenie wysłanych wiadomości na inne języki.

    Wszystkie te menu zapewniają maksymalną kontrolę nad pocztą e-mail i lepsze zarządzanie dowolnym kontem e-mail lub kalendarzem dodanym do programu.

    Jak dodać konta e-mail

    Teraz dochodzimy do najważniejszej fazy Outlooka, a mianowicie Załóż konto e-mail; Tę konfigurację można wykonać automatycznie lub ręcznie, w zależności od typu konta e-mail, które chcemy dodać. Podczas pierwszego uruchomienia programu Outlook zostanie wyświetlony monit o skonfigurowanie konta, które możesz na razie zignorować i dodać później; W rzeczywistości możemy korzystać z Outlooka bez konta w trybach Kalendarz, Zadania i Notatki (niezsynchronizowane). Ponieważ jednak jest to program przeznaczony przede wszystkim do zarządzania skrzynkami pocztowymi, warto od razu dodać konto za pomocą automatyczna konfiguracja.

    Aby to wypróbować, otwórz Outlooka, kliknij menu u góry kaucja, przejdź do menu informacyjnego i naciśnij klawisz Dodaj konto.

    Na ekranie, który się otworzy, wprowadź nazwę użytkownika i hasło skrzynki pocztowej, którą chcesz dodać i naciśnij Połącz, aby nawiązać połączenie (jako podstawa jest protokół IMAP, który jest bezpieczniejszy i szybszy). Automatyczna konfiguracja z pewnością działa z dobrze znanymi adresami (Hotmail i Outlook.com, ale także Gmail, Yahoo! Mail i innymi znanymi usługami), ale nie z innymi dostawcami poczty e-mail, zwłaszcza z kontami biznesowymi lub adresami PEC: w te przypadki masz do nas do konfiguracja ręczna.
    Aby ręcznie dodać konto do Outlooka, otwórz ponownie tę kartę kaucja w opasce wciskamy przycisk Dodaj konto, naciskamy artykuł Rozszerzone opcje i sprawdzamy artykuł Zezwalaj na ręczną konfigurację konta.

    W przypadku ręcznej konfiguracji wystarczy wpisać adres e-mail konta, kliknąć Połącz i ręcznie skonfigurować ustawienia. Wybierz konto POP lub IMAP (lub konto Exchange, jeśli konfigurujesz program Outlook w biurze), wprowadź port, który ma być używany. serwer poczty wychodzącej, serwer poczty przychodzącej oraz czy jest szyfrowanie.

    Aby dowiedzieć się więcej, możemy również przeczytać nasze poradniki na ten temat dodać konto Yahoo Mail do Outlookazmieniając ustawienia zgodnie z dostawcą poczty e-mail. W innym artykule również wyjaśniłem krok po kroku Jak skonfigurować program Microsoft Outlook z Gmailem do odbierania i wysyłania wiadomości e-mail z komputera?.

    Lepszy IMAP czy POP?

    Mamy to już w innym artykule Różnice między protokołami IMAP i POP które w skrócie to:

    • MUZYKA POP lub Dziennik pocztowy (nazywany również POP3) to starszy protokół używany do pobierania wiadomości e-mail na komputer.
    • IMAP jest najczęściej używanym protokołem i umożliwia kopiowanie struktury folderów poczty internetowej i synchronizowanie wiadomości bez usuwania ich z serwera pocztowego, z opcjami pobierania tylko nagłówków wiadomości bez pozostawiania komputera z tysiącami e-maili i załączników do wypełnienia.

    Jeśli to możliwe zawsze wybieramy IMAPponieważ ten protokół jest bezpieczniejszy, nie usuwa wiadomości (chyba że my to zrobimy) i jest szybciej synchronizowany.

    Zarządzaj wieloma kontami e-mail razem

    Możesz dodawać i zarządzać wieloma kontami e-mail w Outlooku, bez prawdziwego limitu: możemy następnie dodać firmowe e-maile, osobiste e-maile lub adres PEC, dzięki czemu zawsze otrzymujemy wszystkie wiadomości w jednym miejscu na komputerze. Jeśli masz wiele kont e-mail, klient poczty e-mail, taki jak Outlook, może naprawdę coś zmienić, umożliwiając łączenie spotkań i zadań kalendarza, aby w pełni zarządzać swoim życiem.

    Po dodaniu dwóch lub więcej kont do Outlooka wszystkie pojawią się w interfejsie z różnymi dostępnymi sekcjami poczty e-mail. W przeciwnym razie możemy wybrać konto do wyświetlenia, otwierając zakładkę kaucja i przewiń wybory w sekcji informacje o koncie. Daj mu "Ustawienia konta„Możesz utworzyć nowe konto, naprawić konto, które zostało już dodane, usunąć je, ustawić preferowane konto i zmienić inne ustawienia.

    Zarządzaj książką adresową i kalendarzem programu Outlook

    Aby zarządzać kontaktami w książce adresowej, otwórz menu Ludzie w lewym dolnym rogu interfejsu i dodaj adresy i inne szczegóły głównego interfejsu. Na tym samym ekranie możemy otworzyć książkę adresową konta Google Yahoo! lub dowolne inne konto dodane do programu.

    Aby wyświetlić kalendarze osobiste możemy nacisnąć ikonę w lewym dolnym rogu naciśnij kalendarz (obok klawisza Ludzie) i zarządzać terminami, kalendarzami urlopów, urodzinami i notatkami oznaczonymi na koncie Microsoft lub dowolnym innym kalendarzem dodanym do programu (np. Kalendarz Google).

    Najprostszym sposobem na zaimportowanie książki adresowej z innych kont, takich jak Gmail, jest zsynchronizowanie jej zgodnie z instrukcjami in Synchronizuj książkę adresową między Gmailem a Outlookiem i importuj kontakty.
    Alternatywnie możemy użyć wizytówek vCard zgodnie z opisem w instrukcji Importuj pliki vCard (vcf) do kontaktów systemu Windows i programu Microsoft Outlook.

    Rozszerzone funkcje Outlook

    Badać zaawansowane funkcje Microsoft Outlook możemy również przeczytać inne artykuły z poniższej listy:

    Jeśli przeczytamy wszystkie podręczniki, możemy używać Outlooka jak prawdziwi eksperci.

    Wnioski

    Microsoft Outlook nie powinien zabraknąć na żadnym firmowym, służbowym lub szkolnym komputerze, ponieważ posiada wszystkie narzędzia do sprawnego zarządzania wszystkimi kontami e-mail, ale także kontaktami i zsynchronizowanym kalendarzem.

    Jeśli nie mamy na komputerze pakietu Microsoft Office, nadal możemy z niego korzystać Outlook.com (Wersja internetowa), użyj Zintegrowane przesyłanie wiadomości w systemie Windows 10 lub użyj darmowego klienta typu open source, takiego jak Thunderbird, o którym mówiliśmy w samouczku Thunderbird, najczęściej używany i darmowy program pocztowy na PC (od Mozilli).

    Możesz być zainteresowany

    Dodaj komentarz

    Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

    Go up

    a strona wykorzystuje anonimowe, własne pliki cookies analityczne w celu jej prawidłowego funkcjonowania i reklamy. Nasi partnerzy (w tym Google) mogą przechowywać, udostępniać i zarządzać danymi użytkownika w celu dostarczania spersonalizowanych reklam. Użytkownik może zaakceptować, dostosować ustawienia lub cofnąć zgodę tutaj lub na stronie Czytaj więcej